Як все встигати на роботі

Звичайно, ми зараз не маємо на увазі, коли вампотрібно зробити свідомо нездійсненний за відведений робочий час обсяг роботи, скажімо, під час дедлайну, термінового замовлення, або якщо начальник просто любить навантажувати вас роботою. Тут доведеться або працювати понаднормово (якщо це того варте), або звільнятися. Ми поговоримо про те, як все встигати, коли обсяг роботи посильний, але щось заважає з ним справлятися.

Зазвичай є дві причини того, що ми щось не встигаємо на роботі: Це або нездатність взятися за роботу(Коли ви занадто довго «розгойдується» на початку робочого дня або після обідньої перерви), або невміння планувати свій робочий час (відсутність навичок тайм-менеджменту) і загальна незібраність.

У першому випадку вам можуть допомогти наші поради,описані в статті «Як змусити себе працювати?» А в другому потрібно буде вчитися керувати своїм часом. Про тайм-менедженту написано вже чимало, але ми все ж дамо кілька порад щодо того, як все встигати на роботі.

Кому-то ці поради можуть здатися побитими і банальними. Але часто самі банальні поради - найдієвіші, Тому що в пошуках чудодійних рецептів, як все встигати на роботі, ми забуваємо про дрібниці, які можуть зробити наше життя набагато простіше.

Одна з них - це планування робочого часу. Буває так, що ми не встигаємо щось зробитине через брак часу, а через те, що забули про це і згадали занадто пізно. Тому потрібно обов'язково записувати якщо не всі свої плани на день, то хоча б найважливіші з них. Чи будете ви використовувати щоденник, купу приміток на моніторі або спеціальну програму для планування робочого часу - це залежить лише від вас, аби вам було зручно.

Постарайтеся розділити робочий день на частини в залежності від того, о котрій годині дня ви найбільш продуктивні. Якщо вам краще працюється зранку, всі важливісправи робіть до обіду, а пообідній час присвячуйте рутині і менш важливих справ. А якщо ви «розгойдувати» тільки до другої половини дня, під рутину відведіть першу. Звичайно, це не стосується термінових справ, які потрібно робити «прямо зараз» або «на вчора».

Другий важливий момент - це організація робочого простору. Купу робочого часу «з'їдають» пошуки потрібних паперів на столі і потрібних файлів в комп'ютері. Тому обов'язково тримайте робочий стіл впорядку, що не звалюйте на ньому документи в купу. Те ж стосується і жорсткого диска вашого комп'ютера: велика кількість папок з назвами із серії «Нова папка (2)», «Нова папка (138)» і документів типу «Безіменний-466» точно не допоможуть прискорити робочий процес, а лише загальмують його.

Також потрібно постаратися звести до мінімуму всі відволікаючі фактори. Серфінг в інтернеті, розмови і перекури зколегами, чаювання - все це, безсумнівно, весело, але на продуктивність впливає не кращим чином. Постарайтеся відволікатися якомога менше, можливо, тоді вам не доведеться цікавитися, як все встигати: звідки візьметься той час, якого вічно не вистачало.

Але цієї поради потрібно слідувати без фанатизму: працювати зовсім без відпочинку неможливо. Щогодини-півтора робіть перерву на 5-10хвилин, відверніться від комп'ютера, пройдіться, зробіть собі чай або каву. Або хоча б потягніться і зробіть пару простих вправ для зняття втоми. Якщо вам складно продовжити роботу «з середини» після перерви, робіть перерву після того, як ви виконали певне завдання і готові приступити до нового.

Ще один метод, що дозволяє встигати більше, носить назву «метод Юлія Цезаря». Великий полководець славився своїм умінням робити кілька справ одночасно. Тому постарайтеся поєднувати роботу рутинну з роботою інтелектуальної. Скажімо, роблячи ксерокопії документів, можете обдумувати комерційна пропозиція, яку вам належить скласти. Але не захоплюйтеся занадто сильно, щоб не виявилося, що ви накопіровалі зайвого.

Секрет того, як все встигати на роботі, в більшості випадків криється у вашій організованості. Якщо начальство не вимагає від вас надприродного, досить правильно спланувати свій робочий день і розподілити справи, щоб за день встигнути зробити все, не дуже при цьому напружуючись.