Штатний розклад організації

Штатний розклад організації не єпервинним документом (документом, що є основою для ведення бухобліку), тому деякі керівники організацій вважають його складання необов'язковим. Але на практиці в більшості випадків податкові та трудові інспекції просять пред'явити цей документ при перевірці, а за його відсутності можуть оштрафувати. Відсутність штатного розкладу може ускладнити звільнення співробітників за скороченням штату - якщо немає затвердженого списку посад в штаті, то буде складно довести його скорочення.

Хто повинен складати штатний розклад організації? Однозначної відповіді немає. У великих фірмах складання штатного розкладу покладають на відділ кадрів або бухгалтерію, в малих підприємствах цим зазвичай займається бухгалтер або керівник. Якщо керівник покладає складання штатного розкладу на працівника, у якого цей обов'язок не прописана в посадовій інструкції і (або) трудовому договорі, призначення відбувається за допомогою наказу по основній діяльності.

Як заповнити штатний розклад організації?

Для полегшення складання штатного розкладу в 2001 році була введена уніфікована форма № Т-3. У 2004 році в неї були внесені незначнізміни. Форма містить 10 граф. При необхідності можна додавати нові графи, але видаляти вже наявні не можна - якщо їх нема чим заповнити, їх потрібно просто залишити порожніми. Як правильно заповнити штатний розклад організації? Давайте детально розглянемо форму № Т-3.

• 
  найменуванні організації: Слід вказати найменування компанії, воно повинно збігатися з її назвою в установчих документах.
• 
  за ОКПО: Потрібно внести код організації з Загальноросійського класифікатора підприємств і організацій.
• 
  Номер документа: Залежить від типу нумерації документів в організації (по роках або наскрізна).
• 
  Дата складання: Дата фактичного складання штатного розкладу в форматі «дд.мм.рррр», вона передує даті початку дії документа.
• 
  Період дії: Дата вступу документа в дію і період, на який він затверджується (зазвичай рік).
• 
  затверджено: Слід проставити дату і номер наказу «Про введення в дію штатного розкладу».
• 
  Штат в кількості ___ одиниць: Загальне число штатних одиниць організації, заповнюється після складання штатного розкладу.

Тепер переходимо безпосередньо до графів штатного розкладу. Всього штатний розклад організації (точніше, форма № Т-3) містить 10 граф:

1. 
   Найменування структурного підрозділу: Назва підрозділу, відповідне розробленої і затвердженої структурі підприємства.
2. 
   Код структурного підрозділу: Код підрозділу, присвоєний йому для ведення документообігу та позначення його місця в ієрархії організації.
3. 
   Посада: Посади співробітників повинні відповідатитарифно-кваліфікаційного довідника і загальноросійському класифікатору посад службовців і професій робітників; зазвичай посади в кожному підрозділі вносяться в ієрархічному порядку у напрямку зниження важливості; посаду в трудовому договорі повинна збігатися зі штатним розкладом.
4. 
   Кількість штатних одиниць: Кількість штатних одиниць для кожної посади; для сумісників можливе зазначення дробових чисел (0,5, 0,25 та ін.); можна (і доцільно) вказувати вакантні посади.
5. 
   Тарифна ставка (оклад): Місячна заробітна плата за посадою в рублях.
6. 
   Надбавки (доплати): Стимулюючі виплати і компенсації,передбачені чинним законодавством або введені за рішенням організації; вносяться в рублевому численні або одиницях виміру, відповідних застосовуваної системі оплати праці.
7. 
   Надбавки (доплати).
8. 
   Надбавки (доплати).
9. 
   всього: Сума значень з колонок 5-8, помножена на значення колонки 4 (кількість штатних одиниць); підсумкова сума по всіх посадах становить місячний фонд заробітної плати.
10. 
    Примітки: Заповнюється при наявності «північних» надбавок або надбавок за вчений ступінь (в примітках дається посилання на відповідний закон) або при наявності працівників-відрядників.

Штатний розклад організації підписується керівником кадрової служби та головним бухгалтером. Якщо воно займає кілька аркушів, їх слід пронумерувати, прошити та скріпити документ печаткою і підписом керівника.

Внесення змін до штатного розпису

Зазвичай зміни до штатного розпису організаціївводяться за допомогою наказу по основній діяльності «Про внесення змін до штатного розпису» ( «Про часткову зміну штатного розкладу», «Про зміну штатного розкладу»), підписаного керівником або уповноваженою особою. Підставою для внесення змін можуть служити:

• 
  перейменування посад або структурних підрозділів;
• 
  зміна окладу;
• 
  реорганізація підприємства;
• 
  скорочення штату працівників або їх чисельності.

Змінена штатний розпис затверджується не пізніше, ніж за два місяці до фактичного введення змін. Працівники, яких торкнулися зміни в штатному розкладі, повинні бути ознайомлені з наказом під розпис.

Якщо ж зміни, що відбуваються в компанії, досить масштабні, можливо видання наказу по основній діяльності про затвердження нового штатного розкладу.